Votre PMS de conciergerie tient la vie complète de chaque logement que vous gérez pour le compte d’un tiers : la réservation, le séjour, le ménage, l’argent encaissé, le relevé du propriétaire et les obligations déclaratives. Votre channel manager n’en est que la première brique.
PMS, channel manager, moteur de réservation : qui fait quoi
Les trois briques sont souvent vendues ensemble et parfois confondues. Elles répondent pourtant à trois questions distinctes.
- Le channel manager répond à : mes annonces, mes disponibilités et mes prix sont-ils identiques sur toutes les plateformes, à la minute près ? Il empêche la double réservation et supprime la ressaisie.
- Le moteur de réservation répond à : un voyageur peut-il réserver et payer directement chez moi, sans passer par une plateforme ? Il crée le canal direct, celui qui ne prélève pas de commission.
- Le PMS répond à : que s’est-il passé dans ce logement, avec quel argent, pour quel propriétaire, et qu’est-ce que je dois déclarer ? Il tient le séjour, l’exploitation et les comptes.
Si vous n’avez que le premier, vous travaillez en aveugle après la réservation. Si vous n’avez que le troisième, vous passez vos matinées à recopier des calendriers. C’est la raison pour laquelle les deux ne se vendent presque plus séparément.
La première brique est détaillée dans le guide du channel manager pour conciergerie : fonctionnement, critères de choix et modèles de prix.
| Brique | Ce qu’elle fait | Dans Groume |
|---|---|---|
| Channel manager | Synchronise annonces, disponibilités et prix sur toutes les plateformes, à la minute près, et empêche la double réservation. | Module Synchronisation : Airbnb, Booking, Expedia, Vrbo et trois autres canaux en temps réel, calendrier avec verrous anti-double-réservation. Compris dans l’abonnement. |
| Moteur de réservation | Permet au voyageur de réserver et de payer directement chez vous, sans plateforme ni commission. | Module Site de réservation directe : moteur embarquable sur votre site, zéro commission de plateforme. Compris dans l’abonnement. |
| PMS | Tient le séjour, l’exploitation et les comptes : ménage, encaissements, facturation, relevés propriétaires, conformité. | Les dix-sept autres modules, dans la même interface : calendrier, messagerie, ménage, paiements et caution, facturation, relevés propriétaires, conformité… Compris dans l’abonnement. |
Qu’est-ce qu’un PMS de conciergerie
Le sigle vient de l’hôtellerie. Un property management system y désigne le logiciel central de l’établissement : celui qui connaît l’état de chaque chambre, l’identité de chaque client, le montant de chaque facture. Transposé à la location courte durée, le PMS devient le registre unique d’un parc de logements dispersés, dont aucun n’appartient à celui qui les gère.
La nuance n’est pas théorique. Vous ne vendez pas une chambre, vous exécutez un mandat. Vous encaissez un loyer qui ne vous appartient pas, vous en prélevez une commission, vous refacturez des prestations, puis vous reversez le solde. Chacune de ces opérations laisse une trace que le propriétaire est en droit de demander. Un PMS de conciergerie est donc d’abord un outil de traçabilité, et seulement ensuite un outil de productivité.
En une phrase Le channel manager sert à remplir les logements. Le PMS sert à rendre des comptes sur ce qui s’y est passé.
Les huit fonctions qu’un PMS de conciergerie doit couvrir
Au-delà de la synchronisation, voici ce qu’un parc géré pour des tiers réclame réellement. La liste est courte mais aucune ligne n’est facultative dès que le parc dépasse une dizaine de logements.
- Un référentiel par logement : adresse, propriétaire, mandat, statut de résidence principale ou secondaire, numéro d’enregistrement, commune et barème de taxe applicable.
- Un calendrier consolidé qui agrège tous les canaux, réservations directes et blocages compris, et qui verrouille les dates déjà vendues.
- Une messagerie unifiée, avec des modèles et des envois conditionnels, pour que l’arrivée d’un voyageur ne dépende pas de la disponibilité d’un humain à 22 heures.
- La coordination du ménage : missions générées automatiquement au départ, checklists photo, application utilisable sur le terrain même sans réseau.
- Les encaissements et la caution, avec le rapprochement des versements des plateformes, qui arrivent groupés et décalés dans le temps.
- La facturation : factures de commission numérotées en série continue, TVA correcte, export vers le cabinet comptable.
- Les relevés propriétaires, avec une assiette de commission paramétrable et une séparation nette entre commission et prestations refacturées.
- La conformité : compteur de nuitées, contrôle du numéro d’enregistrement, calcul de la taxe de séjour, suivi du diagnostic de performance énergétique.
Les dix-neuf modules du produit sont détaillés, un par un, sur la page des fonctionnalités.
Dans Groume : les huit fonctions sont huit modules de la même interface, aucun en option. Voir le module PMS
Ce qui change quand on gère pour des propriétaires tiers
C’est le point où les outils généralistes décrochent, et il tient en trois mots : l’argent transite.
Vous encaissez pour le compte d’autrui. Entre le paiement du voyageur et le virement au propriétaire, une somme qui ne vous appartient pas séjourne sur vos comptes. Cette réalité impose un suivi par mandat, la capacité de dire à tout moment combien on détient et pour qui, et une séparation claire entre votre chiffre d’affaires — votre commission, vos prestations — et les flux qui ne font que passer.
Elle impose aussi de savoir produire, chaque mois et sans effort, un document lisible par un propriétaire qui n’est pas du métier. Le relevé propriétaire est la pièce qui fait tenir la relation ; c’est aussi la première chose qu’un propriétaire compare quand un concurrent le démarche. Un PMS qui ne le génère pas laisse la tâche la plus sensible du métier dans un tableur, c’est-à-dire dans une zone sans historique et sans contrôle.
Troisième différence : le parc change. Un mandat s’arrête, un propriétaire confie un deuxième bien, une commune modifie son plafond. Le logiciel doit encaisser ces mouvements sans qu’on reconstruise la configuration à chaque fois.
Dans Groume : l’argent des propriétaires est suivi par mandat, du paiement de la plateforme au virement. Voir le module Encaissements et relevés
Le PMS et la conformité française
Un PMS conçu hors de France couvre rarement les obligations françaises, parce qu’elles ne ressemblent à celles d’aucun autre marché. Depuis la loi du 19 novembre 2024, dite loi Le Meur, quatre sujets se traduisent directement en travail quotidien.
- Le plafond de jours : 120 jours par année civile pour une résidence principale, que chaque commune peut abaisser jusqu’à 90 jours par délibération. Le décompte doit agréger tous les canaux, faute de quoi il est faux.
- Le numéro d’enregistrement, à obtenir et à afficher, dont l’absence est sanctionnée.
- La taxe de séjour, dont le barème est communal, assorti de taxes additionnelles et de quatre exonérations légales.
- Le diagnostic de performance énergétique, dont le calendrier d’exigence se resserre pour les meublés de tourisme.
Le guide de la loi Le Meur reprend l’ensemble du texte du point de vue d’une conciergerie. Retenez simplement ceci : ces quatre obligations sont des données à tenir par logement, pas des cases à cocher. Un PMS qui ne porte pas ces champs vous laisse les tenir ailleurs, et c’est là que naissent les écarts.
Le point aveugle Le blocage automatique opéré par une plateforme ne compte que les nuits qu’elle a vendues. Trois canaux à cinquante nuits font cent cinquante nuits au regard de la loi, sans qu’aucun des trois n’ait atteint son propre seuil.
Dans Groume : numéro d’enregistrement, compteur 120/90 jours et taxe de séjour sont tenus par logement. Voir le module Conformité
Migrer depuis un PMS existant
Changer de PMS fait peur pour une bonne raison : le risque n’est pas de perdre des données passées, c’est de vendre deux fois les mêmes dates pendant la bascule. L’ordre des opérations compte donc plus que l’outil.
La méthode qui tient consiste à reprendre d’abord les réservations à venir, avant tout historique, pour qu’aucun calendrier ne paraisse libre sur des dates déjà vendues. Puis à faire tourner l’ancien et le nouveau système en parallèle, le nouveau en lecture seule, le temps de comparer les montants et les disponibilités. Enfin à basculer canal par canal, hors haute saison, en commençant par les volumes les plus importants.
Un mot sur vos données : le règlement européen sur les données impose à votre éditeur actuel de vous les restituer dans un format exploitable, sous trente jours. C’est un droit, pas une faveur, et il s’exerce par une simple demande écrite.
On fait cette migration pour vous, pendant l’essai, canaux compris : vous ne vendez jamais deux fois les mêmes dates.
Combien coûte un PMS de conciergerie
Le marché facture presque toujours à l’abonnement mensuel, calculé par logement géré. Trois éléments font varier la facture réelle bien plus que le prix affiché : l’existence d’une commission sur les réservations directes, la présence de frais de mise en service, et le découpage de l’offre en paliers fonctionnels qui réservent les modules utiles aux formules hautes.
Chez Groume, le barème est public et progressif par tranches : 19,90 € HT par logement et par mois pour les cinq premiers logements, 18,50 € de six à quinze, 16,50 € de seize à cinquante, 15,00 € de cinquante et un à cent cinquante, 14,00 € au-delà. Chaque prix ne s’applique qu’aux logements de sa propre tranche. La mise en service est incluse, la commission sur les réservations directes est nulle, et aucun module n’est en option. Le détail et trois exemples chiffrés figurent sur la page des tarifs.
Voir la grille tarifaire complète, avec trois exemples chiffrés.
Questions fréquentes sur les PMS de conciergerie
Quelle est la différence entre un PMS et un channel manager ?
Le channel manager synchronise les annonces, les disponibilités et les tarifs entre les plateformes. Le PMS gère ce qui se passe une fois la réservation encaissée : le séjour, le ménage, la facturation, la répartition des revenus et les obligations déclaratives. Un PMS de conciergerie contient presque toujours un channel manager ; l’inverse est faux.
Un PMS d’hôtellerie convient-il à une conciergerie ?
Les deux métiers ne partagent ni la même unité de gestion ni les mêmes comptes. Un hôtel gère des chambres qui lui appartiennent et encaisse pour lui-même. Une conciergerie gère des logements dispersés qui appartiennent à des tiers, encaisse pour leur compte et doit leur rendre des comptes chaque mois. Tant que le logiciel ne connaît pas la notion de propriétaire, ce travail reste dans un tableur.
Un PMS de conciergerie remplace-t-il un logiciel de comptabilité ?
Non. Le PMS produit les pièces : factures de commission numérotées, relevés propriétaires, états de taxe de séjour, exports d’écritures. Le journal comptable, la liasse et la déclaration de TVA restent le travail du cabinet. Ce que le PMS supprime, c’est la ressaisie entre les deux.
Combien coûte un PMS pour conciergerie ?
Le marché facture généralement à l’abonnement mensuel, par logement géré, parfois majoré d’une commission sur les réservations directes. Chez Groume, le tarif est public et dégressif par tranches, de 19,90 € HT par logement et par mois pour les cinq premiers à 14,00 € au-delà de cent cinquante, sans commission sur les réservations directes et mise en service incluse.
Peut-on migrer depuis un PMS existant sans perdre les réservations à venir ?
Oui, à condition de reprendre les réservations futures avant tout le reste, puis de faire tourner les deux outils en parallèle en lecture seule le temps de comparer. Le règlement européen sur les données oblige par ailleurs votre éditeur actuel à vous restituer vos données dans un délai de trente jours.
Ce qui précède décrit une catégorie de logiciels et les obligations françaises applicables aux meublés de tourisme, sans appréciation sur un produit tiers ; rien ici ne constitue un conseil juridique.