Le relevé propriétaire d’une conciergerie, ligne par ligne.

1. Ce que contient un relevé propriétaire

Un bon relevé se lit sans explication. Il descend du montant payé par les voyageurs jusqu’au virement reçu par le propriétaire, sans qu’aucune ligne n’apparaisse sans justification. L’ordre compte autant que le contenu, parce que c’est lui qui rend la soustraction évidente.

• L’en-tête : la période couverte, le logement, le propriétaire, la référence du mandat, la date d’édition.
• Le détail des séjours : dates d’arrivée et de départ, nombre de nuits, canal de réservation, montant payé par le voyageur.
• Les frais retenus par les plateformes, séjour par séjour, pour expliquer l’écart entre ce que le voyageur a payé et ce qui a été reçu.
• La commission de la conciergerie, avec son taux et, surtout, son assiette écrite en toutes lettres.
• Les prestations refacturées : ménage, blanchisserie, consommables, interventions ponctuelles, chacune sur sa ligne.
• La taxe de séjour, collectée puis reversée, hors du calcul de la commission.
• Le net à verser, la date du virement et le solde éventuellement reporté.

2. Sur quelle assiette calculer la commission

Aucun texte n’impose une base de calcul. C’est le mandat de gestion qui la fixe, et cette liberté est précisément ce qui crée les litiges : deux conciergeries affichant « 20 % » peuvent facturer des montants très différents pour le même séjour.

Cinq assiettes sont d’usage courant.

• Le montant brut payé par le voyageur, frais de service de la plateforme compris. C’est la base la plus large, et la plus contestée, puisqu’elle inclut des sommes que le propriétaire ne reçoit jamais.
• Le montant net versé par la plateforme, après ses propres frais. C’est la base la plus fréquente, et la plus facile à justifier : elle correspond à l’argent réellement disponible.
• Le loyer hors frais de ménage, quand le ménage est refacturé séparément.
• Le loyer hors taxe de séjour, ce qui devrait être la règle dans tous les cas.
• Le loyer hors ménage et hors taxe de séjour, la base la plus étroite, souvent retenue par les conciergeries qui facturent le ménage au coût réel.

Le choix vous appartient. Ce qui ne s’improvise pas, c’est la constance : la même assiette, écrite dans le mandat, rappelée sur chaque relevé, appliquée tous les mois sans exception. Un changement d’assiette en cours d’année, même favorable au propriétaire, sera lu comme une erreur.

3. Refacturer le ménage sans le noyer dans la commission

Le ménage est le poste qui abîme le plus de marges, parce qu’il ne varie pas comme la commission. La commission suit le chiffre d’affaires ; le ménage suit le nombre de rotations. Un studio loué vingt nuits en cinq séjours coûte cinq ménages ; le même studio loué vingt nuits en deux séjours en coûte deux. Si les deux postes sont confondus dans un pourcentage unique, la différence disparaît et vous ne savez plus quel logement vous rapporte.

La pratique saine consiste donc à faire apparaître le ménage sur une ligne propre, avec le nombre d’interventions et le tarif unitaire, qu’il soit facturé au voyageur ou au propriétaire. Quand il est facturé au voyageur par la plateforme, la somme transite par vous : elle doit apparaître en entrée puis en sortie, faute de quoi le propriétaire croit que vous avez encaissé davantage que la réalité.

4. La taxe de séjour, ni revenu ni charge

La taxe de séjour est collectée auprès du voyageur pour le compte de la collectivité. Elle n’est un revenu pour personne : ni pour le propriétaire, ni pour la conciergerie. Elle doit néanmoins figurer sur le relevé, en deux lignes symétriques — collectée, puis reversée — parce qu’elle explique une partie de l’écart entre ce que le voyageur a payé et ce qui reste.

Son calcul dépend de la commune, du régime applicable, des taxes additionnelles départementale et régionale, du tarif proportionnel pour les meublés non classés et des exonérations légales. Lorsque la plateforme la collecte et la reverse elle-même, le relevé doit le dire explicitement, sinon le propriétaire cherchera une ligne qui n’existe pas. La page taxe de séjour et conciergerie détaille le mécanisme.

5. TVA, numérotation et obligations comptables

Le relevé n’est pas une pièce comptable : il rend compte. La pièce comptable, c’est la facture de commission que vous émettez, numérotée en série continue et sans rupture, datée, mentionnant votre identification, celle du client, la nature de la prestation, le montant hors taxes, le taux et le montant de TVA applicables ou la mention d’exonération. Les deux documents doivent se répondre : le montant de commission du relevé et celui de la facture sont le même.

Deux points méritent une vérification avec votre cabinet. D’abord votre régime de TVA et celui de chaque propriétaire, qui ne sont pas nécessairement identiques : un propriétaire assujetti et un propriétaire non assujetti ne reçoivent pas le même document. Ensuite la qualification des sommes encaissées pour autrui, qui ne constituent pas votre chiffre d’affaires et ne doivent pas y être enregistrées.

6. Les fonds détenus pour le compte du propriétaire

Entre le versement de la plateforme et le virement au propriétaire, une somme qui ne vous appartient pas séjourne sur vos comptes. Ce décalage est normal — les plateformes versent groupé et décalé — mais il crée une obligation de suivi.

Concrètement, vous devez pouvoir répondre à tout moment à deux questions : combien détenez-vous, et pour qui ? Cela suppose un solde par mandat, alimenté par les encaissements et soldé par les virements, indépendant de votre trésorerie propre. C’est aussi ce qui permet de gérer proprement les cas particuliers : une annulation après reversement, un remboursement partiel, une retenue sur caution, un séjour à cheval sur deux mois.

Sur ce point, la réglementation applicable dépend de la nature exacte de votre activité et de la rédaction de vos mandats. Faites-la valider ; les conséquences d’une erreur ne sont pas seulement comptables.

7. Les six erreurs les plus fréquentes

• Inclure la taxe de séjour dans l’assiette de commission. Vous prélevez un pourcentage sur une somme qui appartient à la collectivité.
• Compter le ménage deux fois : une fois dans l’assiette, une fois en refacturation.
• Changer d’assiette en cours d’année sans avenant au mandat et sans le signaler sur le relevé.
• Omettre les frais de plateforme, ce qui rend l’écart entre le montant affiché et le montant reçu inexplicable.
• Rattacher un séjour à cheval sur deux mois au mauvais relevé, sans règle constante — date d’arrivée, date de départ ou prorata, peu importe, à condition de ne jamais en changer.
• Envoyer un relevé différent chaque mois, parce qu’il est reconstruit à la main. La comparabilité d’un mois sur l’autre est la première chose que cherche un propriétaire.

8. Produire le relevé chaque mois sans y passer la semaine

Fait à la main, ce travail coûte une à deux journées par mois dès une vingtaine de logements, et le temps augmente plus vite que le parc : chaque nouveau propriétaire ajoute un cas particulier. C’est la raison pour laquelle beaucoup de conciergeries repoussent les relevés, et c’est aussi le moment où la relation se dégrade.

La sortie n’est pas de travailler plus vite mais de qualifier les montants plus tôt. Si, dès la réservation, le logiciel sait à quel mandat le séjour se rattache, quelle assiette s’applique, quel tarif de ménage et quel barème de taxe, alors le relevé n’est plus un calcul : c’est une impression.

9. Questions fréquentes sur les relevés propriétaires

Que doit contenir un relevé propriétaire ?

La période couverte, l’identification du logement et du mandat, la liste des séjours avec leurs dates et leurs montants, le détail des sommes encaissées, les frais retenus par les plateformes, la commission de la conciergerie avec son assiette explicite, les prestations refacturées, la taxe de séjour collectée et reversée, puis le net à verser au propriétaire et la date du virement.

Sur quelle assiette calculer la commission d’une conciergerie ?

Il n’existe pas d’assiette légale imposée : c’est le mandat qui la fixe. Les cinq bases usuelles sont le montant brut payé par le voyageur, le montant net versé par la plateforme, le loyer hors frais de ménage, le loyer hors taxe de séjour, et le loyer hors ménage et hors taxe. Ce qui compte n’est pas le choix mais sa constance : la même assiette, écrite dans le mandat, appliquée tous les mois.

La taxe de séjour entre-t-elle dans l’assiette de commission ?

Non, et l’y inclure est l’erreur la plus fréquente. La taxe de séjour est collectée auprès du voyageur pour le compte de la collectivité : elle ne constitue un revenu ni pour le propriétaire ni pour la conciergerie. Elle doit apparaître sur le relevé, en collecte puis en reversement, mais rester hors de la base de calcul.

Le ménage doit-il être inclus dans la commission ou refacturé à part ?

À part, sur une ligne distincte. Le ménage est une prestation dont le coût varie avec la rotation, alors que la commission rémunère la gestion. Les mélanger rend la marge illisible : vous ne savez plus si un logement à forte rotation vous rapporte ou vous coûte, et le propriétaire ne peut pas comparer.

Un relevé propriétaire vaut-il facture ?

Non. Ce sont deux documents distincts. Le relevé rend compte des mouvements du mois pour le compte du propriétaire ; la facture est la pièce comptable par laquelle la conciergerie facture sa commission et ses prestations, numérotée en série continue et portant les mentions de TVA applicables. Le second s’appuie sur le premier, il ne le remplace pas.

À quelle fréquence envoyer les relevés propriétaires ?

Mensuellement, à date fixe, même quand le mois est vide. La régularité vaut davantage que la rapidité : un propriétaire qui reçoit son relevé le 10 de chaque mois cesse de demander où en sont ses revenus, et cette question était le premier motif d’appel dans la plupart des conciergeries.

Cette page est fournie à titre informatif et ne constitue ni un conseil comptable, ni un conseil juridique, ni un conseil fiscal. Les obligations applicables dépendent de la nature de votre activité, de vos mandats et de votre régime : faites-les valider par votre cabinet.